COVID-19 virüsüyle geçen bir yılı aşkın sürenin ardından dünya halen daha normal bir 2021’in hayalini kuruyor. Aşı olanların sayısı yükseldikçe umut daha da artıyor; şimdi ise geleceğin ofislerinin neye benzeyeceğine bakmanın vakti geldi. Verilere göre esnek ofislere doğru ciddi oranda bir yönelme söz konusu olabilir.

§  CBRE tarafından yakın zamanda ofis kiracıları arasında yapılan bir ankete göre katılımcıların yüzde 86’sı esnek ofisleri gelecekteki gayrimenkul stratejilerinin kritik bir maddesi olarak görüyor. (Pandemiden önce bile uzmanlar 2030 yılı itibarıyla ticari ofis alanlarının yüzde 30’unun esnek olacağını öngörüyordu)

§  Instant Office raporuna göre şu anda ticari ofislerin sadece yüzde 1’i esnek.

§  The Commercial Observer, ABD’de ortak çalışma alanlarının önümüzdeki beş yıl içinde iki ya da üçe katlanacağını tahmin ediyor.

§  Hibrid çalışma sisteminin yükselişini esnek çalışma alanları da destekliyor; Colliers International tarafından Kasım 2020’de yayımlanan bir rapora göre esnek çalışma alanları envanterlerinin oranı 18 ay içinde yüzde 36,5 arttı.

GRAFİK SOL ÜST:
Ofis kiracılarının çoğu esnek ofisleri gelecekteki gayrimenkul stratejilerinin kritik bir maddesi olarak görüyor.

GRAFİK SOL ALT:
ABD’de ortak çalışma alanlarının iki ya da üçe katlanacağı tahmin ediyor.

GRAFİK SAĞ ÜST:
Esnek ofis alanlarının globalde yüzde 21 büyüyeceği öngörülüyor.

GRAFİK SAĞ ALT:

Esnek çalışma alanları envanterlerinin oranı 18 ay içinde yüzde 36,5 arttı.

Esnek Çalışma Alanlarının Öngörülen Yükselişi

Ofislerini kiracılar, şirketler ve çalışanlarla doldurmak isteyen mal sahipleri şirket kültürünü, verimliliği ve yaratıcılığı olumsuz etkileyen uzaktan çalışma sisteminden bıkmış durumda. Tabii, bu anlaşılır bir durum. Ancak biz hem uzaktan çalışmanın uygulanabilir olduğunu bildiğimiz ve ofiste yüz yüze çalışmanın değerini anladığımız için hibrit model kalıcı olacak.

Bana göre bu yıl ofis alanlarındaki en etkileyici değişim şuydu: Ofis alanlarının nasıl tasarlanacağını ve yönetileceğini bilen kurumlar, çalışanların kişisel ihtiyaçlarının ofis deneyiminin merkezinde olması gerektiğini fark ettiler. COVID, uzaktan çalışma kapasiteleri ve esnek gayrimenkul ürünlerine yönelimi hızlandırdı. Global işgücünün işi nasıl, nerede ve ne zaman çalışıp bitireceğini tamamen değiştirdi.

2021 yılında, aşının bulunmuş olmasına rağmen pek çok kişi klasik 9-5 mesaisi için ofise geri dönmeyecek. Ofisin yeni normali hibrit ve ticari gayrimenkul sahiplerinin ve operatörlerinin şu trendlere dikkat etmesi gerekiyor:

Esnek Ofis Alanı
Yeni normalde ofis alanları uzun dönemli fiziksel bir üründen hizmet odaklı bir modele geçmek zorunda. Bu, kiracıların birlikte çalışma, özel ofis ve kısa dönemli anlaşma yapma gibi ihtiyaçlarını karşılayabilmek için önemli. Mal sahiplerinin çoğu bu konuda harekete geçme eğiliminde. Bu durum kendi ekiplerini kullanma ya da üçüncü kişilerle iş birliği yapma anlamına gelse bile esnek modelleri ciddi şekilde düşünüyorlar. Gerçekte olan şu ki esnek bir çalışma alanını yönetmek herkese uyan tek tip bir şey değil ve son derece karmaşık. Ancak teknoloji, ofis sahiplerinin tekliflerinin uygun olması ve kiracıların verimliliğini arttırmaya destek olabilecek esnek, hazır ofis varlıkları bakımından çok önemli bileşen.

GRAFİK SAAT YÖNÜNDE

Kapı Erişimi, Bağlantı, Alan Rezervasyonları, İzleme, Uyum, Ölçek, Sözleşme Yönetimi, Marka, Doluluk Öngörüsü, Wifi, Baskı Çözümleri, Öngörülebilir Maliyetler, Ödemeler, Kiracı Deneyimi, Dijital Altyapı, Güvenlik  

GRAFİĞİN ALTINDAKİ YAZI

Esnek bir çalışma alanını yürütmek son derece karmaşık. Teknoloji birden çok bileşeni birleştirmek, ölçek ve verimliliği meydana çıkarmak için çok kritik bir rol oynuyor.

Otomasyon ve Teknoloji
Esnek ofis operatörlerinin işletme maliyetlerini düşürüp kârlarını arttırabilmek için otomasyon ve teknolojiyi kullanmaları: WeWork’ün nihayet halka arzı bekleniyor. Şirket, hem kazançlarını arttıracak bir model hem de daha verimli operasyonlar için teknolojiden agresif bir şekilde yararlanarak iş akışlarını otomatize ediyor. Onlar, bu transformasyonu hızlandıracak olan pazar liderleri.

Hibrit Teknoloji
Çevik işgücünün taleplerini karşılayabilmek için hibrit teknolojiden yararlanma isteği geleceğe yönelik ticari gayrimenkul varlıkları açısından kritik bir nokta. Ofis sahipleri, binalara, tesislere ve ortak çalışma alanlarına girebilmeleri için çalışanlara muntazam ve güvenli bir teklif sunarken, bunun yanında hibrit çalışanlar için de bağlantıda kalabilmeleri ve verimli olabilmeleri için en uygun teknolojiyi sağlamalılar. Bu nedenle bu farklı modellerde birlikte çalışma olanağı sağlayan teknolojiyi sunabilen ofis sahipleri rekabette avantajlı olacak.

Güvenlik
Ofis sahipleri ve esnek alan işletmecileri, özellikle kurumsal kiracıların güvenlikle ilgili ihtiyaçlarının ne kadar öncelikli olduğunu hızlıca öğreniyorlar. Bu konuda hazır teknoloji ürünleri yeterli olmayabiliyor. Bu nedenle ofis sahiplerinin bu konuda pek çok teknik ihtiyacı karşılayabilecek, sektörünün en iyisi teknoloji ve yazılımları kullanması gerekiyor.

Hibrit ofis modeli yönetiminin karmaşıklığı ve temel zorluklarından bahsetmek gerekirse, öncelikle farklı jenerasyonların ve farklı mekanlara dağılmış işgücünün ihtiyaçlarını karşılamak gerekiyor. Verilere göre genç çalışanlar şehrin olanaklarından yararlanabilmek için büyük kentlerde yaşamayı tercih ediyor. Yaşı daha yüksek çalışanlar ise işe gelip gelmedeki zorluklardan kurtulmak ve çocuklarının bakımı açısından büyük şehirlerin dışında yaşamak istiyor. Ofis sahipleri çalışanların kendi ihtiyaçlarına uygun bir model sunuyor.

Ticari ofis işletmecileri şirketleri kendilerine çekmede belki de en büyük zorluğu kurumsal düzeyde fiziksel ve dijital güvenliği sağlarken yaşıyor. Bu, evden çalışma ya da bir kahve dükkanındaki WiFi için tek bir tuşa basarak güncelleme yapma kadar basit bir konu değil. Ofis sahiplerinin Staples’e giderek sunucu ve bağlantı ekipmanı satın alıp çalıştırmasıyla da çözülemez. Küçük ve büyük işletmelerin bağlantılarının takip edilmesi ve yönetilmesi için 80-100 kişilik bir mühendis ekibi gerekiyor. Kendi bağlantı altyapısını kendileri kuranlar çok büyük bir riske giriyor. Amazon gibi değerli kiracılar hiçbir zaman en iyi teknolojiyi sunmayan ofislerde yer tutmak istemezler.

GRAFİK SOL YUKARIDAN AŞAĞIYA
Güvenlik İhtiyaçları
Siber Güvenlik
Bağlantı Güvenliği
Fiziksel Güvenlik

GRAFİK SAĞ YUKARIDAN AŞAĞIYA
Esnek ofis sektörü ihtiyaçları
WiFi Bağlantısı
Baskı Çözümleri
Kapı Girişi Kontrolü
Online Alan Rezarvasyonu
Kablolu Bağlantı
Fatura & Sözleşme Yönetimi
Ziyaretçi Yönetimi
Kablosuz ses ve görüntü
Kullanıcı Deneyimi

GRAFİĞİN ALTINDAKİ YAZI
Insant Offices tarafından yapılan bir araştırma dijital ve fiziksel güvenliğin önemini ortaya koyuyor.

2021 yılında büyük teknoloji şirketlerinin ofise dönüş eğilimi tüm katı kaplayan geniş, değiştirebilir ve gerektiğinde aşağı-yukarı ölçeklendirilebilen alanların kısa süreli kiralanması şeklindeydi. Bu, işyeri kültürünün hem yüz yüze hem de uzaktan çalışmada güvenle gelişmesini sağlıyor.

·         Uyum: Boyutları ne olursa olsun tüm şirketler farklı yasalara tâbi olabilir ve hükümetler bu şirketlerden farklı taleplerde bulunabilir. Örneğin, şirketlerin ödemelerini kontrol edenler için PCI-DSS, kişisel medikal verileri işleyenler için HIPPA ya da finansal ve fintech şirketleri gibi. Aynı zamanda çoğu şirket de ISO27001 ve SOC2 gibi güvenlik sertifikasyonlarına uymak zorundadır.

·         Tüm riskler görünür değildir: Alan kiralayan bir şirket, hesap numaraları ve müşterilerin diğer hassas verilerinin ihlal edilmesine karşı alanın ve altyapının güvenliğinden sorumludur. Kiracılar, verilerinin ifşası, uyum, mahremiyetleri için ofis sahiplerini sorumlu tutabilir. Bu nedenle ofis alanı sağlayan şirketlerin verinin nerede tutulduğu, nasıl yönetildiği, bu verilere nasıl ulaşıldığı ve belirlenen protokoller hakkında bilgi sahibi olması gerekir.

·         Her şeyin her zaman düzgün bir şekilde yürüdüğüne emin olma için fiziki, siber, bağlantı güvenliği, bulut altyapısın sürekli test edilmesi gerekir.

Ofisler henüz ölüme çok uzaklar ancak sonsuza kadar değiştiler. Şirketlerin, onlara hedeflerinde eşlik eden çalışanları taktir etmelerinin yeni bir yolu var. İş yerleri artık çok daha farklı görünecek. Her bir çalışana 14 metrekare ayrılan ofisler yerine geleceğin ofislerinde kişilere ayrılan alanlar daha geniş olacak. Modern esnek ofislerde dokunmatik özellikli akıllı teknolojiler asansörlerden printerlara her yerde kullanılacak. Toplantı odaları rezerve eden araçlar, alanın temiz olup olmadığını gösteren sinyaller olacak. Bu yeni gerçeği benimseyen ticari gayrimenkul sahipleri ayakta kalacak ve büyüyecek. Ticari ofislerin 2021’de genişlemeyecek ancak şundan emin olabilirsiniz, şirketler ticari gayrimenkul portfolyolarını yeniden düzenledikçe bu ofisler esnek alanlarla dolacak.

GRAFİK ALTINDAKİ YAZI

Mevcut ticari ofisler esnek alanlarla dolacak.