ZAMANI YÖNETİRKEN “RUHU YAKALAMAK”

Yoğun çalışma ortamlarında zamanı yönetebilmek, farklı kişilik tiplerine göre değişkenlik gösteriyor. Zamanı daha iyi yönetmek adına yapılan genelgeçer telkinlerin yerini, kişilikleri doğru analiz etmek alıyor.

Yazı: Alp Börü

Hem iş hayatında hem de sosyal hayatta zamanı verimli kullanmak, özellikle 1990’lı yılların başından itibaren kişisel gelişim kitaplarının sıklıkla başvurduğu bir konu. Ray Josephs’in 1994’te raflarda yerini almasının hemen ardından 2,5 milyon satışla çok satanlar listesine girmeyi başaran How to Gain An Extra Hour Every Day kitabı da bunlardan biri. Eski bir dış haberler muhabiri olan Josephs, mesleği gereği seyahat ederken, zamanı verimli kullanmanın kendine has yöntemlerini keşfetmiş. Elbette kitapta anlatılan deneyimleri zamanın ruhuna göre değerlendirmek gerekiyor. Dijitalleşmenin daha dünyaya sirayet etmediği 90’lı yılların başında Josephs, seyahatlerinde yanında taşıdığı not defterini, haritalarını ve kontaklarının yer aldığı listeyi sahip olduğu en önemli araçlar olarak nitelendiriyor. Halbuki şimdilerde tüm bu işleri, sıradan bir akıllı telefonla yapmak mümkün. Her ne kadar dijitalleşme insanlara hayatı kolaylaştıracak bilumum imkanlar sunsa da, zaman yönetimi halen üzerinde sıklıkla tartışılan, yöntem geliştirilen bir konu.

Özellikle iş hayatında günün ilk saatlerinden itibaren zamanı verimli kullanmak zor zanaat; üstelik pozisyon gereği, birbirinden alakasız görevlerin omuzlara yük bindirildiği günümüz iş dünyasında… E-postalara ve telefonlara cevap vermekten, asıl sorumluluklarını yerine getirmekte zorlanan binlerce çalışan, zamanı iyi yönetememekten muzdarip.

Peki, çözüm ne? Çalışanları tek bir kümeye hapsedip, basmakalıp tavsiyelere boğmak mı? “Dokümanlarınızı düzenleyin, tek bir takviminiz olsun, masanızı ve çalışma ortamınızı düzenleyin, her zaman yeterli araç ve gereciniz olsun, fiziksel ortamınızı çalışılabilir bir hale getirin, programlarınızı aksatmayın, kontak isimlerinizi listeleyin” gibi telkinler, günümüz dünyasında herkes için geçerli olmaktan çıkmış durumda. Çünkü iş dünyasında birey kavramı gün geçtikçe daha fazla önem kazanıyor. Kişiselleştirilmiş ürünler ve kişiye özel teklifler, tüm sektörlerin gündeminde. Dolayısıyla böylesine bir dönemde, zamanı yönetmekte zorlanan çalışanları tek bir havuzda toplamak pek de akıl kârı olmasa gerek.

O zaman soruyu şöyle soralım: Zaman yönetimi becerisi kişilere göre değişkenlik gösterebilir mi? Amerikalı ekonomi muhabiri Matthew Jenkin’in kaleme aldığı bir makale, zamanı verimli kullanma kabiliyetini daha geniş bir çerçevede ele alıyor. Jenkin, bu çalışmasında zaman yönetimi becerisini beş farklı kişilik kategorisinde sıralıyor: Action Hero (Kurtarıcı), Diva (Laf Ebesi), Workhorse (Adanmış), Yes-Man (Tez Canlı) ve Perfectionist (Mükemmeliyetçi).

Misyon insanı olan “Action Hero”, karşısına ne engel çıkarsa çıksın kendisine verilen görevi yerine getirmekten imtina etmeyen kişiye deniyor. Bu kişi, yapılması imkansız görünen işleri kısıtlı bir zaman diliminde hızlıca becerebiliyor. Fakat tüm bu ahval ve şerait içerisinde bazı noktaları da gözden kaçırıyor. Bir diğer ifadeyle, işler yetişiyor ancak bazı parçalar eksik kalıyor.

Ofiste herkese laf yetiştiren, çenesi düşük “Diva”, her ne kadar zaman yönetiminde başarılı gibi görünse de, pratikte yol kat etmekten epey uzak. Enerjisi yüksek, arkadaş canlısı ve konuşkan bu çalışanın zamanını doğru yönetebildiğini söylemek güç. Ofiste bir yığın yapacak iş olmasına rağmen, konuşmaktan kendisini alıkoyamadığı için zamanın nasıl geçtiğini anlamıyor.

Her konuya titizlikle yaklaşan ve sakin bir edayla ele alan “Workhorse”, zaman yönetimi konusunda epey başarılı. Fakat süreç içerisinde birlikte çalıştığı iş arkadaşlarını tedirginliğe sürükleyebiliyor. Bu kategorideki çalışan, planlı ve programlı oluyor ancak kolektif bir çalışma ortamını tesis etmek konusunda yeterince becerikli değil. Evhamlılığı, aynı ofisi paylaştığı arkadaşlarını bunaltabiliyor. Kuruntulu tavrından dolayı, iş yükü dağılımını da beceremiyor: Eli nispeten daha hafif olan çalışma arkadaşına iş vermektense, kriterlerine uyan “daha yetkin” ama yoğun olan mesai arkadaşını tercih ediyor.

Çalışma arkadaşlarına bitmek bilmeyen bir enerjiyle yardım eli uzatan “Yes-Man”, içeriği ne olursa olsun karşısına çıkan her işi yapmak istiyor. Önüne gelen her işi “Ben yaparım!” diyerek sahiplenmekten çekinmiyor fakat zamanın nasıl geçtiğini de fark edemiyor. Yüksek bir tempoda fazlasıyla enerji harcamasına rağmen çoğu zaman işlerini yetiştiremiyor.

“Perfectionist”, kendisine verilen işi geniş bir zaman dilimine yaymasına rağmen, yetiştirmeyi başarıyor. Bu kişilik tipi, adından da anlaşılacağı üzere nicelikten çok niteliğe odaklanıyor. Birden fazla işi aynı anda yapmaktan, işleri “sıkıştırmaktan” hoşlanmıyor ve bu tür durumlarda stresli bir çalışana dönüşebiliyor.

Şüphesiz, ofis ortamında zaman yönetimini doğrudan ve dolaylı etkileyen birçok etken var; fakat vakti daha verimli kullanmanın yolu, köhnemiş tavsiyeler yerine, farklı kişilik tiplerinin doğru analizlerle ele alınmasından geçiyor. Ofiste çok konuşan ama pek çalışmayan iş arkadaşınıza “Neden not tutup takvim kullanmıyorsun?” diyerek sözlü telkinde bulunmak, pratikte düzgün işlemiyor. Çözüm, zaman yönetimi konusunda at gözlüklerini bir kenar bırakıp, iş arkadaşlarınızı ve çalışanlarınızı daha yakından tanıyarak kişilik özelliklerine uygun davranmakta yatıyor.