“Toplantı yapmaktan işimi yapamıyorum.” Gün geçtikçe daha çok duymaya başladığımız bu cümle; işlerin gecikmesini meşrulaştırmak için sığınılan bir mazeret mi? Yoksa gerçekten de işleri nasıl yapacağımızı konuşmak, raporlamak derken, işin kendisini yapacak olduğumuz zamandan mı oluyoruz?
Yazı: S360
Harvard Business Review (HBR)dergisinde yayımlanan araştırmaya göre bir danışmanlık şirketinin yaptığı analiz, ismi verilmeyen ancak büyük bir şirketin bir yılda 300 bin saatini sadece olağan haftalık toplantıya ayırdığını ortaya koyuyor. Bir yılda uykuya ayrılan zaman dahil bir insanın 8760 saati olduğu da düşünülürse bu sayı daha da şaşırtıcı hale geliyor.
Hesabın nasıl yapıldığını kısaca şöyle açıklıyorlar: Birkaç saat süren haftalık bir toplantı yalnızca fiziksel olarak orada bulunan insanların vaktini harcamıyor, kurumun tamamında zincirleme bir etki ve zaman talebi yaratıyor. Toplantıya katılan her yönetici yılda 7 bin saatini veriyor ancak haftalık genel toplantılara hazırlanmak için birimlerinin genel müdürüyle ayrı toplantılar da yapmak durumunda kalıyorlar ki bu da yılda ekstra 20 bin saat anlamına geliyor. Bahsedilen birim müdürleri de kendi ekipleriyle toplantılar yaparak genel toplantıya hazırlanıyor ve bu da 63 bin saati daha toplantıya feda etmek anlamına geliyor. Son olarak bu ekip toplantıları 210 bin saate mal olan sayısız daha küçük hazırlık toplantılarını beraberinde getiriyor. Raporun yazarları, belirtilen toplam zamana çalışanların toplantılara bireysel olarak hazırlandıkları sürenin dahil olmadığını da belirtiyor.
İsmi gizli tutulan şirket için “neredeyse toplantı yapmak için kurulmuş” yorumu dahi yapılabilir. Toplantılar için harcanan zamanın tamamının çöpe atıldığını söylemek doğru olmayabilir ancak araştırmalar gösteriyor ki toplantılar, karar alma mekanizmalarının en verimli yollarından değil.
Northcote Parkinson, bu verimsizliği açıklamak için “Önemsizlik Kanunu”nu ortaya koydu. Bu kanuna göre toplantının gündemindeki maddelerin herhangi biri üzerinde harcanan vakit, o maddenin önemiyle ters orantılı. Çünkü toplantının katılımcıları karmaşık ve konuyla ilgili daha fazla bilgi gerektiren konularda söz almaya çekinebiliyorlar fakat toplantılarda aktif görünmeye de istekli olan çalışanlar; daha basit, herkesin yorum yapabileceği konularda söz almaya hevesli oluyorlar. Bu yüzden toplantılar önemsiz konular üzerinde gereksiz tartışmaların yapıldığı uzun zaman israfları halini alıyor. Toplantıların verimsizliğinin bir başka sebebi, gündemin en önemli maddelerinin sona bırakılması. Dolayısıyla bir toplantının başında katılımcıların dikkatleri ve sabırları hala yüksekken önemli konuların konuşulması, zaman kaybını azaltma noktasında önemli bir önlem olarak karşımıza çıkıyor.
Toplantının amacının önceden belirlenmesi ve katılımcıların bu konuda önceden bilgilendirilmesi de verimsizliği düşürmenin yollarından biri. Toplantılar genellikle ya çalışanlara yeni bir yönetim kararını bildirmek ya da onların fikirlerini almak amacıyla yapılıyor. Eğer amaç ilkiyse, ilk sözü üst düzey yöneticilerden birinin alıp durumu kısaca açıkladıktan sonra toplantıyı çok uzatmaması ve bu amaçla nadiren toplantı yapılması gerekiyor. Ancak araştırmalar gösteriyor ki çok konuşan yöneticilerin gündemle doğrudan ilgili olmayan konular ve gündemi bastıran kişisel anekdotlarıyla toplantılar uzadıkça uzuyor.
Toplantının amacı çalışanların fikirlerini almak ise bu noktada yeni bir yaklaşım gerekiyor. Araştırmalar gösteriyor ki toplantıların sonucunda alınan kararlar genellikle katılımcılar arasındaki en yüksek maaşlı çalışanın fikirleriyle paralel oluyor. Düşük statülü çalışanların toplantılarda söz almaktan çekinmesinin sebebi burada aranabilir. Bu yüzden toplantıların verimini artırmak amacıyla düşük statülü çalışanları söz almaya teşvik etmek ve “söz kesmeme kuralı”yla da diğer çalışanlar tarafından utandırılmamalarını sağlamak gerekiyor. Yine de bu kural çok konuşan çalışanlar tarafından toplantıların saatler sürmesine sebep olabiliyor. Bu yüzden konuşma süresini 2-3 dakikayla sınırlamak mantıklı görünüyor.
Toplantıların verimsiz olduğunu düşünmemize sebep olan gerçeklerden bir diğeri de yöneticilerin genellikle çıkacak kararı beklemeden toplantıdan ayrılmaları. Fikir paylaşmak ve karar almak amaçlarıyla yapılan toplantıların sonucunda çıkan kararların tüm katılımcılar tarafından bilinmemesi, en azından erken ayrılan katılımcının vaktinin tamamen boşa harcandığını gösteriyor.
Peki hem katılımcılar için hem de şirket için bu kadar sıkıcı olan toplantılar neden hala bu kadar sık yapılıyor? Bu sorunun cevabının bir kısmı şu paradoksta gizli: Çalışanlar toplantılardan nefret etseler de dışarıda kalmaktan daha çok nefret ediyorlar. Bir çalışan için birim toplantısına çağırılmamak en büyük korkulardan biri. Yöneticiler de bu yüzden toplantı konusuyla alakalı olabilecek her çalışanı davet ediyorlar.
Zaman israfının en kolay çözümü, çok gerekmedikçe toplantı yapmamak olabilir. GE’nin yeni patronu John Flannery de bu yönde bir çağrı yaptı. Çünkü günümüzde teknoloji sayesinde mesaj gruplarında, çok daha az vakit harcayarak yeni kararları paylaşıp iş arkadaşlarımızın fikirlerini alabiliyoruz. Bir başka çözüm olarak da toplantıların ayakta yapılması öneriliyor. Rapora, göre oturmanın rahatlığı olmadan toplantılar gereksizce uzayamayacağından, sadece bu düzenlemeyle bile %34 zaman tasarrufu yapılabilir.
