“ÇÖZÜM GÜÇLERİN BİRLEŞTİRİLMESİNDE”

“FORMÜL: İŞ YERİ YÖNETİMİ”

İş dünyası değişiyor. Şirketler, yeni çalışma yöntemlerini desteklemek için; ofislerin doğru tasarımı, teknolojinin doğru kullanımı ve süreç yönetimi konusunda giderek daha becerikli hale geldi. Ancak, çoğu işletmenin hala adapte olmadığı bir değişiklik daha var. O da; hizmetlerin tedariki meselesi.

Tüm şirketler, çalışan performansının nasıl artırılacağı konusunda çok yönlü zorluklarla uğraşıyor. Bu noktada aranan çözüm formülü basit bir toplama işlemi olabilir. Yani, IT, insan kaynakları ve ofis yönetimi ekiplerinin birleştirildiği bir iş modelinden bahsediyoruz.

İnsan kaynakları, ITsi ve ofis yönetimi her zaman çalışma hayatının çok ayrı alanlarıyla ilgilenen farklı departmanlar oldu. Ancak, bugünün “iş yeri” kavramı, öncekinden çok farklı. Belki de artık “iş yeri” kelimesini kullanmak bile doğru değil. Çünkü iş belirli bir “yer”de yapılmıyor. Yeri ve zamanı farklılık gösteriyor. Koronavirüs salgınından önce de geleneksel çalışma tarzından, bu esnek yapıya geçiş başlamıştı. Ancak pandemi, bu süreci büyük ölçüde hızlandırdı. İş hayatındaki geleneksel sınırlar da bulanıklaşırken, değişim, artık binaları yeniden tasarlamanın çok ötesinde.

140 üye şirkete ofis hizmeti veren, Assembly Buildings Kurucu Ortaklarından Yiğit Şatıroğlu da aynı fikirde. “Şirketlerin vizyon ve misyonlarının temel alınıp çalışan, yani insan odaklı deneyim tasarlanmalı” diyen Şatıroğlu’na göre, bugüne dek müşteri deneyiminden bahseden şirketler, artık çalışan deneyimini de önemseyecek. Biz Assembly’de, şirketler için üç bacaklı bir sistem kurduk. Eskisinden çok daha küçük bir şirket merkezi ve çalışanların evlerine yakın iş merkezi bölgesi dışında minik uydu ofisler kurmaya başladık. Uzaktan veya evden çalışanlar için çok kapsamlı servis ve ayrıcalıklar dünyası olan “Distant Office” üyeliğini getirdik. Hepsinin deneyimi farklı ve eski tek bir merkez ofisten daha verimli üstelik günün sonunda şirket için daha hesaplı.”

“İŞ YÖNETİMİ” SİSTEMİ NASIL KURULACAK?

Geçmişte ofis yöneticileri kendilerini sadece binanın fiziksel yönlerini koruma ve geliştirmeye adamıştı. Ancak günümüz dünyasında, kiralar sürekli artarken, verimlilik düşüp, işçilik maliyetleri yüksek kalırken, şirketler giderek daha çok binalara ve iş gücünü artırmak için, ofis yönetimine başvuruyorlar. Birçok şirket için ofis yönetimi, daha stratejik ve proaktif bir rol üstlenmeye başladı. Emek, şirket maliyetlerinin ve çalışanların desteklenmesi için kullanılan teknolojinin çok büyük bir parçası olduğundan, İK ve IT de, benzer şekilde önem kazandı.

Bugüne dek, departmanlar arasındaki iş birliği, sınırlı bir ortaklığı temsil etti. Ofis yöneticisi, bir kiralama işi veya binanın iyileştirilmesi ile ilgili bir projeyi yürütürken, uygun çalışma uygulamaları konusunda İK ile, kablolamadan ve veri yönetimine kadar teknik konularda, IT’den yardım alır. Kendileri ise, tasarımı ve ekip düzenlemelerini idare ederler. Ancak yeni dönemde, bu üç ana hizmetin bir araya getirilmesi kaçınılmaz olacak. Stratejik ve geleceğe dönük çalışmalar, “iş yeri yönetimi” çatısı altında, üç ekibin birleşmesiyle yürüyecek.

Assembly Buildings’in Direktörü Yasemin Tamer Oğuz, “bu departmanlar geçmişte ayrı ayrı çalışmış olabilirler, ancak şimdi hepsinin ortak bir amacı var: Kullanıcılar için iş yeri deneyimini geliştirmek” diyor. Önerisi, aradaki duvarların yıkılması… Böylece, daha iyi bir çalışma ortamı yaratılabilecek. Her departmanın güçlü yönleri ve bakış açıları toplanacak. Oğuz’a göre tam da bu nedenle, “şirketler bu farklı hizmetleri tek bir birleşik hizmette birleştirmeli”.

İş dünyasının geleceği üzerine çalışan Worktech Academy’nin Analisti Arraz Makhzani’ye göre de, doğru yöntem bu. Çalışanlar için mümkün olan en iyi ortamın nasıl yaratılacağı konusunda bütünleştirici düşünmenin faydaları çok büyük olacak. Bir printer’ın ofiste nereye yerleştirileceği gibi basit görünen şeyler bile iş yeri deneyimine büyük fayda sağlayabileceği için dikkate alınacak.

IT’ciler, printer’ı kablo sisteminin en kolay olduğu yere koymayı düşünürken, belki ofis yöneticileri cihaza en çok ihtiyaç duyan ekibe yakın yerleştirilmesini önerecek. İnsan kaynakları ise, insanların belgelerin basılmasını beklerken, kahve alabilmesi için, kahve makinesinin yanını uygun görecek. Bu perspektiflerin hepsinin toplandığı, optimize edildiği bir yaklaşım kazanacak.