Şirketlerin Esnek Çalışma Alanlarına Adapte Olmasının Altı Yolu

Doğası gereği esnek olmayan bir şeyi esnek hale getirmek pek çok kurumun göz ardı ettiği bir konu olmuştur. Ancak, dünyanın pandemi sonrası döneme hazırlandığı, hibrit çalışma sisteminin gittikçe popülerleştiği bugünlerde farklı sektörlerden şirketler çalışma alanı stratejilerini yeniden değerlendirip gayrimenkul ayak izlerini tekrar gözden geçiriyorlar. Kurumlar, esnek çalışma alanlarını farklı sebeplerden dolayı ve farklı şekillerde tercih ediyor. Maliyeti düşürmeyi ve finansal esneklik kazanmayı amaçlayanlar, uzaktan çalışma sayesinde geleneksel çalışma alanı kiralama yerine daha az ofis alanı kiralayarak maliyetten ciddi oranda tasarruf edebiliyor. Öte yandan, pazarlamayı öne çıkarmayı ya da kurumsal markalaşmayı amaçlayanlar kendi esnek çalışma alanlarını yaratabiliyor. COVID-19’un oluşturduğu belirsizlik çok farklı bir düzeydeydi ve şirketlerin kullandıkları gayrimenkul oranını yeniden gözden geçirmelerine neden oldu. CBRE’nin araştırmasına göre kurumlar gelen yeni taleplere bağlı olarak daha çok esnek çalışma alanı kullanmayı planlıyorlar. Öyle ki, Haziran 2020’de şirketlerin yalnızca yüzde 23’ü esnek çalışma alanlarının uzun vadede kendi gayrimenkul stratejilerinde önemli bir rol oynayacağını düşünüyordu. Eylül 2020’ye gelindiğinde bu rakam yüzde 36’ya çıktı. Esnekliğe adapte olmanın pek çok yolu var. Biz bunların altısını inceleyelim.

Çalışanlar için kurum içi esnek alanlar

Yetenekleri kendine çekmek isteyen, mevcut yetenekleri elde tutmayı amaçlayan, inovasyonu, refahı, verimliliği arttırıp aynı zamanda ilham verici bir şirket kültürü yaratmak isteyen şirketler için kurum içi esnek çalışma alanları ilgi çekici bir opsiyon olabilir. LOM Architects ile birlikte Londra’daki binasının üçüncü katında esnek çalışma yeri tasarlayan NatWest in 250 Bishopsgate buna iyi bir örnek. Modası geçmiş toplantı odalarının yenilenmesiyle oluşturulan bu esnek çalışma alanları, bireysel çalışma pozisyonları, birlikte çalışma alanları, toplanma alanları ve sessiz alanları kapsayan faklı çalışma ortamlarını sunuyor. Bu yaklaşım özellikle gelişmiş teknoloji şirketleri tarafından benimseniyor. Kaliforniya Mountain View’daki Googleplex bu yaklaşıma klasik bir örnek olarak gösterilebilir. Clive Wilkinson Architects tarafından yaratılan 13 farklı bölge ise bir üniversite kampüsünü taklit ediyor. Burası, kendi seçtiği bir yerde çalışmak ve iletişim kurmak isteyen çalışanlara fonksiyonel esneklik sunuyor. Pandemi esnasında zorunlu olarak evden çalışmayı deneyimleyen şirketler şimdi hibrit çalışmayı gayrimenkul portföylerine adapte etmenin yollarını arıyor. Örneğin Quora, Haziran 2020’de uzaktan çalışmaya geçtikten sonra Mountain View’daki açık ofislerini orada çalışmaya devam etmek isteyen çalışanlar için bir ortak çalışma alanına dönüştürmeye karar verdi. Britanya’da Aviva da buna benzer bir hamle yaptı. Sigorta alanında faaliyet gösteren şirket, üç ofisini kapattı ve diğer ofislerinin alanlarının daralttı. Şirket şimdi çalışanları için daha canlı ve ilham verici kurum içi esnek çalışma alanlarına yatırım yapıyor.

Kamuya açık kurum içi esnek çalışma alanları

Bu yaklaşımda şirketler kendi gayrimenkul portföyleri içerisinde kamuya açık esnek çalışma ofisleri kurup, işletiyor. Esnek ofis pazarına ilk giriş olarak da sayılabilecek bu hamle, şirketlerin asıl faaliyetlerini teğet geçip riskli de olabiliyor. Ancak bu hamlenin altında yatan asıl hedefin şirketlerin markalarını geliştirip potansiyel yeni müşteriler belirlemeleri, yeteneklerin dikkatini çekip onlardan yeni bir şeyler öğrenme isteği olduğu söylenebilir. Örneğin, Oklohoma’da Citizens in Edmond bankası boş bir ofisi Vault405 adlı bir esnek çalışma alanına dönüştürdü. Bu girişim, hem gelir getirme potansiyeli olan bir mal varlığı yaratırken aynı zamanda bankanın kurumsal markalaşmasını arttırdı ve potansiyel müşterilerle ilişki kurmasını sağladı. Aynı şekilde, Barclays da 2015’te az kullanılan alanları yeniden tasarlayarak şu anda Britanya’da 20 farklı lokasyonda bulunan startup kuluçka merkezi Eagle Labs’i kurdu.

Bir İşletmeciyle Kurum İçi Ortaklık

Şirketler az kullanılan gayrimenkullerini esnek bir çalışma alanına dönüştürmek için bir işletmeciyle iş birliği yapabilir. Bu iş birliğinin arkasında yatan mantık işletmecinin deneyiminden ve bağlantılarından yararlanmak, ayrıca bu işi yanız yaparken karşı karşıya kalınabilecek riskleri azaltmak olabilir. Bu modelin en büyük fanlarından biri Verizon. Şirket, ortak çalışma alanları sağlayan Alley (New York), Work.Life (Londra) ve JusCo (Singapur) gibi firmalarla iş birliği yaptı. İskandinav sigorta şirketi Tryg da işletmeci Talent Garden Rainmaking ile iş birliği yaparak girişimcilere yönelik ortak çalışma alanı The Camp’i kurdu. Üstelik The Camp, Tryg’in Danimarka Ballerup’ta bulunan genel merkezinde yer alıyor.

Ortak Çalışma Alanlarında Bireysel Üyelikler

Şirketler, çalışanları için işletmecilere alan ücreti ödeyerek de esnek çalışma alanlarından faydalanabiliyor. Bu yaklaşım, iş birliği, inovasyon, finansal esneklik ve bir lokasyon ağına erişim arayan şirketler için avantajlı oluyor. Örneğin Microsoft’un New York’ta bulunan 300 satış personeli, WeWork’ün Manhattan, Brooklyn ve Queens’teki lokasyonlarını kullanabiliyor. GlaxoSmithKline, pilot projesiyle İngiltere’de 400 geçici WeWork üyeliği dağıttı. Bu proje kapsamında seçilen gönüllü çalışanlar, farklı şehirlerdeki 200 lokasyondan faydalanabiliyor. Şirketleri COVID 19 pandemisinin ardından çalışanlarına üyelik sunma konusunda teşvik eden unsurlardan biri de fiziksel kısıtlamalar olmadan çalışabilme özgürlüğü. Spotify, 2021’de tüm çalışanları için ‘istediğin yerden çalış’ programı başlattı. Bu program, lokasyon bazlı esnekliği içeriyor ve şirketin blog sayfasındaki duyuruda şöyle yazıyor, “Spotify ofisine uzak bir lokasyonda bulunur ve yine de bir ofisten çalışmak isterseniz, ortak çalışma alanı üyelikleri konusunda size destek olacağız”

Esnek Çalışma Alanları İçinde Özel Ofis

Esnek çalışma alanlarında bireysel üyeliklerle kişiye özel çalışma masaları ayırtmanın dışında şirketler özel ofisler de tutabiliyor. Bu, kurumların operasyonlarını hızlı bir şekilde genişletip daraltmalarına olanak veriyor. Bu fikrin ardındaki motivasyon yeni pazarları test etmek, bir salınım alanı oluşturmak, dağıtılmış bir iş gücü için uydu ofisler kurmak olabilir. Örneğin Çinli e-ticaret devi Alibaba’nın, Hindistan’ın startup başkenti Bengaluru’da var olabilmesi adına, buradaki esnek çalışma alanı CoWrks’te hem özel ofisleri ve hem de kişiye özel çalışma masaları içeren 30 üyeliği bulunuyor. ABD bankası Goldman Sachs ise Birmingham’da bulunan WeWork 55 Colmore Row’un bir katını kiralamak için anlaşma imzaladı. Şirketin Britanya’daki bu ilk bölgesel ofisi bölgeyi test etmek için kullanılıyor ve bu, gelecek yıllar için potansiyel genişlemeyi gösteriyor.

En iyi ofisler uyarlanabilir olanlardır, değiştirilemeyenler değil

Bu model, kolayca genişletilebilmesinin yanında gerektiğinde daraltılabiliyor da. Örneğin IBM, 2017 yılında New York’ta 350 bin fit karelik (32 bin 500 metrekare) bir ofis aradığı sırada, esnek paylaşımlı çalışma alanları sunan WeWork ile 600 çalışanının 88 University Place’teki tüm çalışma masalarını kullanabileceği bir üyelik anlaşması yaptı. Bu alan 70 bin fit kareye (6 bin 500 metrekare) eşitti. Ancak, 2020 yılında pandemi başladıktan sonra IBM kiraladığı tüm bu alanı boşaltmaya karar verdi. Bu, WeWork’ün kısa dönemli üyelere sağladığı kolaylıklardan biriydi.

Showroom/Bakım merkezi

Bu yaklaşımda şirketler bir esnek çalışma alanının sponsoru ya da üyesi olarak hareket ediyor, ürün ve hizmetlerini bu alanlarda vitrine çıkarıyorlar. Örneğin AT&T, Indiana’daki Launch Fishers esnek çalışma alanı içinde ‘AT&T Katılım Merkezi’ adını verdiği, startup ve girişimcilere yönelik bir ortak çalışma alanı kurdu. Bu merkez sayesinde Launch Fishers hem AT&T gibi bir telekomünikasyon devinin kendilerine üye olmasının getirilerinden faydalandı, hem de AT&T’nin finansal katkılarından yararlandı. Bunun karşılığında AT&T de bir yandan bu esnek çalışma alanının fiber sağlayıcısı olurken bir yandan da AVM atmosferinin olmadığı bir ortamda yeni inovatif işlere başlamaya hevesli teknoloji insanlarını kendine çekti. Benzer bir hamleyle Samsung da WeWork ile bir iş birliğine gitti. Bu kapsamda ABD’de üç lokasyondaki Samsung bakım merkezlerinden WeWork üyeleri ve Samsung müşterileri faydalanabiliyor. Bu girişim Apple’ın Genius Bar’ına benziyor. Ancak, tuğla ve harca yapılan yatırımın çok daha az maliyetine insanlar destek beklerken meyve sularını yudumlamanın yanı sıra bazı başka işlerini de halledebiliyor.